Zorg dat hybride vergaderingen soepel verlopen

Zorg dat hybride vergaderingen soepel verlopen

Hiermee voorkom je dat medewerkers het idee hebben dat ze voor vergaderingen naar kantoor moeten.

Aan de slag

Bij hybride vergaderingen zit een deel van de deelnemers bij elkaar in een vergaderzaal, terwijl een ander deel de vergadering bijwoont vanuit huis of vanaf een andere locatie. Door hier rekening mee te houden, zorg je ervoor dat beide groepen de vergadering positief ervaren.

Voor hybride vergaderingen zijn er een aantal aandachtspunten. Dit zijn een paar voorbeelden:

  • Zorg voor goed zicht en geluid. Zorg voor goede technische ondersteuning zodat iedereen, zowel fysiek als online, elkaar goed ziet en hoort. Zorg dat alle deelnemers weten welke personen waar aanwezig zijn. Eventueel kunnen alle deelnemers inloggen op een eigen laptop, zodat iedereen in beeld is. De deelnemers in de zaal zetten hun geluid uit om een galm te voorkomen.
  • Geef voldoende aandacht aan de online deelnemers. Lees de chat voor of herhaal discussies en onderonsjes die in de zaal plaatsvinden. Betrek de online groep zo goed mogelijk. Vraag je alle deelnemers om hun mening, start dan bij de online groep. Geef daarna het woord aan de fysieke groep. Voorkom dat er onderling gesprekken plaatsvinden in de fysieke groep waarbij de online groep niet kan worden betrokken.
  • Een fysieke én online voorzitter. Stel een fysieke én een online voorzitter aan om te voorkomen dat de online aangesloten mensen hun stem niet kunnen laten horen. De voorzitters houden in de gaten of iedereen genoeg aan het woord kan komen. De fysieke en online facilitator/voorzitter stemmen tijdens de vergadering met elkaar af.

Wil je meer tips op het gebied van hybride vergaderingen? Kijk dan op Het Arboportaal: een startpunt voor werkgevers, professionals en werknemers die informatie zoeken over goede arbeidsomstandigheden.

Bekijk de tipsOpen in a new window

Wat het oplevert

Elke niet-gemaakte rit zorgt direct voor minder CO2-uitstoot. Gemiddeld bespaar een thuiswerker 6 kg CO2 per dag. Bovendien bespaar je als werkgever op kosten voor woon-werkverkeer. En die besparing kan aardig oplopen, want in veel organisaties vormen woon-werkreizen en zakelijke reizen de tweede of derde grootste kostenpost. Daarnaast ervaren veel werknemers een betere werk-privébalans als zij regelmatig kunnen thuiswerken.

Extra tip

Hybride werken vraagt om een andere manier van leidinggeven dan bij volledig op locatie werken. Leidinggevenden hebben door de toename in thuiswerken minder direct zicht op de werkzaamheden en werktijden van medewerkers, de samenwerking tussen collega’s en hoe medewerkers in hun vel zitten. Begeleid leidinggevenden in de aansturing van teams die hybride werken.

Bij Het Arboportaal vind je hiervoor handige tips.

Bekijk de tipsOpen in a new window

Bekijk hoe anderen het aanpakken

DK Accountants zet enthousiast in op elektrisch rijden voor een groenere wereld
Ervaringsverhaal
DK Accountants zet enthousiast in op elektrisch rijden voor een groenere wereld

Door medewerkers te stimuleren om vaker met de (elektrische) fiets naar kantoor te komen én om te kiezen voor een elektrisch of hybride auto, draagt DK Accountants een steentje bij aan een betere wereld.

Lees het verhaal
STOMP-principe slaat aan bij Fontys: medewerkers laten vaker de auto staan
Ervaringsverhaal
STOMP-principe slaat aan bij Fontys: medewerkers laten vaker de auto staan

Fontys Hogeschool staat vierkant achter de doelen van het klimaatakkoord en investeert daarom veel in gezonde en schone mobiliteit.

Lees het verhaal
Lean Lawyers op weg naar een betere wereld met fiets, OV en vitaliteitsapp
Ervaringsverhaal
Lean Lawyers op weg naar een betere wereld met fiets, OV en vitaliteitsapp

Het Utrechtse Lean Lawyers laat graag zien dat advocatuur ook anders kan. Geïnspireerd door grote bedrijven als Patagonia, Tony Chocolonely en Ben & Jerry’s wil het ook de wereld een beetje mooier maken.

Lees het verhaal

Meer tips voor Reizen en vervoeren

Bekijk alle tips
Vergoed medewerkers voor thuiswerkdagen

Vergoed medewerkers voor thuiswerkdagen

Dit kan medewerkers stimuleren om meer thuis te werken en dus minder te reizen.

Bekijk de tip
Denk aan een e-bike of speed pedelec voor grotere afstanden

Denk aan een e-bike of speed pedelec voor grotere afstanden

Op een e-bike of speed pedelec blijf je bewegen en verplaats je je supersnel van A naar B.

Bekijk de tip
Vergroot het fietscomfort met goede fietsfaciliteiten

Vergroot het fietscomfort met goede fietsfaciliteiten

Een veilige fietsstalling of reparatieservice: goede faciliteiten zorgen ervoor dat medewerkers vaker de fiets willen gebruiken.

Bekijk de tip