Zorg dat hybride vergaderingen soepel verlopen
Hiermee voorkom je dat medewerkers het idee hebben dat ze voor vergaderingen naar kantoor moeten.
Aan de slag
Bij hybride vergaderingen zit een deel van de deelnemers bij elkaar in een vergaderzaal, terwijl een ander deel de vergadering bijwoont vanuit huis of vanaf een andere locatie. Door hier rekening mee te houden, zorg je ervoor dat beide groepen de vergadering positief ervaren.
Voor hybride vergaderingen zijn er een aantal aandachtspunten. Dit zijn een paar voorbeelden:
- Zorg voor goed zicht en geluid. Zorg voor goede technische ondersteuning zodat iedereen, zowel fysiek als online, elkaar goed ziet en hoort. Zorg dat alle deelnemers weten welke personen waar aanwezig zijn. Eventueel kunnen alle deelnemers inloggen op een eigen laptop, zodat iedereen in beeld is. De deelnemers in de zaal zetten hun geluid uit om een galm te voorkomen.
- Geef voldoende aandacht aan de online deelnemers. Lees de chat voor of herhaal discussies en onderonsjes die in de zaal plaatsvinden. Betrek de online groep zo goed mogelijk. Vraag je alle deelnemers om hun mening, start dan bij de online groep. Geef daarna het woord aan de fysieke groep. Voorkom dat er onderling gesprekken plaatsvinden in de fysieke groep waarbij de online groep niet kan worden betrokken.
- Een fysieke én online voorzitter. Stel een fysieke én een online voorzitter aan om te voorkomen dat de online aangesloten mensen hun stem niet kunnen laten horen. De voorzitters houden in de gaten of iedereen genoeg aan het woord kan komen. De fysieke en online facilitator/voorzitter stemmen tijdens de vergadering met elkaar af.
Wil je meer tips op het gebied van hybride vergaderingen? Kijk dan op Het Arboportaal: een startpunt voor werkgevers, professionals en werknemers die informatie zoeken over goede arbeidsomstandigheden.
Wat het oplevert
Elke niet-gemaakte rit zorgt direct voor minder CO2-uitstoot. Gemiddeld bespaar een thuiswerker 6 kg CO2 per dag. Bovendien bespaar je als werkgever op kosten voor woon-werkverkeer. En die besparing kan aardig oplopen, want in veel organisaties vormen woon-werkreizen en zakelijke reizen de tweede of derde grootste kostenpost. Daarnaast ervaren veel werknemers een betere werk-privébalans als zij regelmatig kunnen thuiswerken.
Extra tip
Hybride werken vraagt om een andere manier van leidinggeven dan bij volledig op locatie werken. Leidinggevenden hebben door de toename in thuiswerken minder direct zicht op de werkzaamheden en werktijden van medewerkers, de samenwerking tussen collega’s en hoe medewerkers in hun vel zitten. Begeleid leidinggevenden in de aansturing van teams die hybride werken.
Bij Het Arboportaal vind je hiervoor handige tips.